公文格式規范

一、公文基本格式

1．公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。

2．公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為：37±1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：27±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

3．排版規格

正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

4．發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

推薦使用小標宋體字，居中排布，用紅色標識。字高應不高于上級機關的發文機關標志（一般為20±mm），字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

聯合行文時應把主辦機關名稱放在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

5．發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

6．紅色分隔線

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬（156mm）的紅色分隔線，線號粗細根據發文機關標志酌情調整，。

7．簽發人

由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，與發文字號平行編排，“簽發人”用小二號仿宋體字，簽發人姓名用小二號楷體字。

8．公文標題

紅色分隔線下空2行位置，用2號小標宋體字，一行或多行居中排布。多行標題排列為正寶塔、倒寶塔或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長中間短的沙漏形，詞意完整，長度適宜，字距恰當。多個發文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。如有副標題、日期用3號楷體字，居中編排在標題下一行，用圓括號括入。

9．主送機關

用3號仿宋體頂格編排在正文標題下空一行位置，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

10．正文

用3號仿宋體字，編排在主送機關名稱下一行，段首前空2個字，回行，回行頂格，段尾單字不成行，數字、年份不能回行。文中結構層次序數依次用“一、”“（一）”“1．”“（1）”標注；第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

如果是轉發文件類的通知，（含主送機關、發文機關署名和成文日期）用3號楷體字，轉發的文件另起一頁，文件標題上空一行，正文用3號仿宋體字。

11．附件說明

用3號仿宋體字，在正文下空一行左空2字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。附件名稱較長需回行時，應與上行附件名稱的首字對齊，附件名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數字，每行位置對齊，如“附件：1．×××××”。

12．發文機關署名、成文日期和印章

用3號仿宋體下空四行，右空4字編排。成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置；聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應，端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，每排印章兩端不得超出版心。

13．附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，左空二字編排在成文日期下空一行位置，用圓括號括起。如果重復出現括號時，用中文六角括號套小括號“〔（）〕”。上行文時要附注聯系人、聯系人電話。

14．“附件”二字及附件順序號后無冒號，用3號號黑體字，在附件正文左上角第一行編排。附件標題居中編排在版心第三行。附件應另頁編排，并在版記之前，與正文一起裝訂。附件序號和附件標題應與附件說明表述一致，附件與正文不能一起裝訂時，應在“附件”之前標明文件發文字號。

15．主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。

16．抄送機關

公文如有抄送，在主題詞下一行，左空一個字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號，回行時與冒號后的抄送機關名稱首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號，右空一字。

17．印發機關和印發日期

位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。印發機關居左排，前空一個字，印發日期后加“印發”二字，居右排，后空一個字。

二、公文中常見不規范用字、標點舉例

1．發文字號中年份應標全稱，用六角括號〔〕括入，如〔2006〕，不能用方括號[ ]括入，如[2006]。六角括號〔〕從插入菜單的特殊符號項的標點符號處選出鍵入。

2．公文發文日期統一使用阿拉伯數字，如（2018年10月30日。）

3．注意標題序碼的格式：

第一級標題序碼用：一、二、三、……，不能寫成：一. 二. 三. ……；

第二級標題序碼用：（一）（二）（三）……，不能寫成：（一）、（二）、（三）、……（括號后面不用鍵入標點符號）；

第三級標題序碼用：1．2．３．……，不能寫成1、2、3、……；

標點“．”要從插入菜單的特殊符號選項里鍵入，而不是直接從鍵盤鍵入。

第四級標題序碼用：⑴⑵⑶……或①②③……，不能寫成⑴、⑵、⑶、……或①、②、③、……（即不再鍵入標點符號“．”或“、”。

序碼“⑴⑵⑶……”和“①②③……”從插入菜單的特殊符號項的數字序號處選出鍵入。